Format d’enveloppes : lequel choisir ?

Les besoins d’envoi de courrier par voie postale sont multiples, aussi bien pour les particuliers que les professionnels. En fonction du document envoyé, et surtout de ses dimensions, il est préférable de se diriger vers un format d’enveloppe bien spécifique afin que le produit d’imprimerie soit parfaitement calé et protégé dans son étui en papier.

Ce guide est rédigé pour vous accompagner dans votre choix de format d’enveloppes à travers une présentation des dimensions standards et des spécificités disponibles sur le marché de l’envoi postal. De plus, nous vous conseillons sur l’utilisation des enveloppes personnalisées selon vos besoins d’expédition pour créer une stratégie de correspondance d’entreprise optimale. Pour finir, nous vous présentons plusieurs caractéristiques importantes à prendre en compte au moment de penser votre commande d’enveloppes en grande quantité. Ces options vont jouer sur la qualité du produit final et le prix de la facture à régler, c’est pourquoi intégrer ces différents éléments de personnalisation à son budget demeure primordial.
Voici un tour d’horizon complet pour choisir son format d’enveloppe sans se tromper.

Les formats d’enveloppes standards

Si la norme internationale ISO 216 définit les dimensions et formats de papier de série A et B, la norme ISO 269 régit les formats de série C destinés aux enveloppes. Cette réglementation est conçue pour que les formats de la série C correspondent à ceux de la série A. Ainsi, un papier de format A4 peut être introduit dans une enveloppe C4 sans avoir à être plié. Un format de type C possède des dimensions légèrement supérieures à sa correspondance de type A, de telle manière qu’un courrier de format A puisse s’insérer facilement dans une enveloppe de format C. Cette norme permet d’assurer une marge suffisante pour la fermeture d’une enveloppe sans risque d’abîmer le courrier à l’intérieur tout en évitant un trop grand espacement qui serait nuisible au bon maintien d’un document papier.

Vous pouvez retrouver dans ce tableau récapitulatif les formats d’enveloppe les plus utilisés avec leurs dimensions et correspondances en format papier :

Les formats d’enveloppes spéciaux

Dans certains cas, il est possible de croiser des enveloppes avec un format moins courant comme les modèles imprimés aux dimensions de la série B. Un numéro de format de type B aura toujours des dimensions supérieures à ses correspondances de type A et C. Par exemple, le format B5 possède une hauteur et une largeur supérieures aux formats A5 et C5. De plus, un format de type B est calculé pour correspondre à la moyenne géométrique de deux formats voisins de type A. En conséquence, le format B5 possède une taille dimensionnée entre les formats A5 et A4 en étant plus grand que le premier mais plus petit que le second. Les enveloppes de format B sont ainsi très pratiques pour offrir un espacement supplémentaire pour des documents de format A équivalent ou bien de formats A de plus grandes tailles avec des pliures. Moins courant pour les enveloppes, le format B se retrouve plus généralement pour les dimensions de pochettes.
Les formats de pochettes les plus courants :

Pourquoi choisir des enveloppes format A5 (enveloppes C5) ?

Les enveloppes C5 ne sont pas forcément les plus répandues mais on les retrouve pour les envois de documents bien spécifiques dont le format standard colle parfaitement à leurs dimensions. C’est par exemple le cas pour les brochures, très répandues en format A5, et dont la constitution les rend impossibles à plier sous peine de les abîmer fortement. Dans ce type de cas, l’envoi grâce à une enveloppe C5 s’impose. C’est aussi généralement le cas pour les flyers. Le format A5 représente la taille standard d’impression d’un flyer et si vous optez pour une stratégie d’envoi postal plutôt qu’une distribution directe de street marketing, il est préférable de poster le tract publicitaire sans avoir à le plier afin de maximiser son impact visuel dès le premier coup d’œil.

Pourquoi choisir des enveloppes format A4 (enveloppes C4) ?

Méthode d’expédition très appréciée, les enveloppes C4 ont l’avantage de correspondre au format papier le plus répandu, le célèbre format A4. Ces enveloppes sont à privilégier pour envoyer des documents en format A4 que l’on ne souhaite pas plier comme des dépliants imprimés avec du papier blanc épais ou du papier en-tête servant de base à de la correspondance importante. Contrats d’embauche, propositions de partenariat, lettres manuscrites, le papier en-tête peut prendre bien des formes en constituant le socle d’une communication professionnelle spéciale que vous souhaitez conserver dans son cachet d’origine et donc sans aucun pli. Dans un autre registre, les enveloppes C4 sont parfaites pour envoyer des cartes de vœux. Pour être plus précis, ce type d’enveloppe permet d’accueillir des cartes de vœux au format carré et non celles au format rectangle dont la largeur est bien trop grande pour les dimensions C4. Le soin apporté à la création d’un sublime visuel pour ses cartes de vœux, en plus d’une impression quadri avec dorure sur du papier 300g mat, mérite d’en préserver tout l’éclat à travers la protection apportée par des enveloppes C4 dont les dimensions sont idéales pour le transport de ces cartes colorées. Dernière possibilité, les enveloppes C4 peuvent remplir la mission d’envois d’affiches A3 pliées en deux même si cette option suppose l’utilisation d’un papier standard qui n’est pas trop épais.

L’alternative des enveloppes DL

On attribue l’invention de l’enveloppe au format DL à la société allemande Reinhard Schmidt, dans les années 1920. Ces dimensions, qui correspondent à un papier A4 plié en trois, ont très vite rendu ce format populaire auprès des entreprises américaines et celles du Vieux Continent. Utilisées par les particuliers, les enveloppes DL sont surtout très prisées des professionnels pour faire suivre des documents commerciaux ou administratifs. Facture, devis, bulletin de paie, et plus globalement l’ensemble de la correspondance administrative sous forme de papier en-tête, les enveloppes DL font partie du quotidien des administrations publiques et des entités commerciales avec un fort volume d’envois postaux vers leur clientèle ou leur personnel. Également pratique pour l'expédition de tracts publicitaires ou marketing en grande quantité, comme des flyers pliés en deux, ce type d’enveloppe est parfaitement adapté à une livraison dans chaque boîte aux lettres. Ces dimensions font aussi de cette enveloppe le parfait réceptacle pour envoyer des cartes de correspondance, pour souhaiter un mot de joyeux Noël par exemple, mais aussi des cartes d’invitation, pour inviter sa clientèle ou ses collaborateurs à une soirée d’entreprise.
Pour vous amuser, vous pourrez faire le test chez vous en mesurant les dimensions des courriers que vous recevez dans votre boîte aux lettres. Majoritairement, la correspondance professionnelle devrait prendre la forme d’enveloppes au format DL, occasionnellement aux formats C4 et C5, et la correspondance personnelle celle d’enveloppes au format C6 qui correspond à la taille d’une carte postale.

Les tailles de fenêtre en fonction du format d’enveloppes

Véritable gain de temps, la fenêtre d’adressage est employée dans le cadre de campagnes d’envois postaux en grande quantité. Les fenêtres transparentes laissent apparaître les adresses des destinataires évitant ainsi la tâche fastidieuse de la retranscription manuscrite des adresses sur les enveloppes ou l’utilisation d’étiquettes. En fonction des formats d’enveloppe, les fenêtres transparentes peuvent prendre différentes tailles :

Ainsi, en fonction de la longueur des adresses de vos destinataires, votre choix peut se porter vers une taille de fenêtre bien précise et ainsi dicter le format d’enveloppe à sélectionner. Pour les soucieux de la cause environnementale, il est possible de se diriger vers des enveloppes entièrement recyclables, avec la certification NF, qui se composent d’un papier transparent pour la matière de la fenêtre d’adressage. A contrario, les fenêtres transparentes en plastique empêchent certaines enveloppes de pouvoir être recyclées entièrement à cause d’un tri supplémentaire obligatoire.
Si l’encart transparent que représente la fenêtre constitue un coût additionnel pour votre commande d’enveloppes et fait grimper le prix de la facture finale, le gain de temps généré par ces zones transparentes n’est pas à négliger au moment d’élaborer une stratégie d’envois postaux en grand nombre.

Les matières d’enveloppes

En plus de la traditionnelle enveloppe en papier, il existe plusieurs matières plus ou moins résistantes afin d’apporter une protection supplémentaire pour l’envoi de petits objets fragiles ou d’une correspondance sensible. Le contenu dicte le choix de la matière des enveloppes, selon le niveau d’importance de sa correspondance.

• Enveloppes papier : Correspondance la plus courante dans le sac du facteur, l’enveloppe en papier est celle que l’on retrouve le plus souvent dans sa boîte aux lettres. Elle existe cependant en plusieurs grammages, allant de 80g à 120g, une épaisseur qui définit la qualité et la résistance du papier. En général, un faible grammage correspond à une stratégie d’expédition en quantité pour des courriers du quotidien, alors qu’un grammage plus lourd est employé pour des envois importants que l’on protège avec du papier de qualité ou des envois volumineux qui nécessitent une protection supplémentaire pour ne pas s’abîmer.
• Enveloppes à bulles : Des enveloppes en papier kraft sur la surface extérieure et une doublure de bulles d’air à l’intérieur, ce type de pochette est idéal pour protéger des chocs lors du transport du courrier. Les enveloppes à bulles sont généralement privilégiées pour l’envoi d’objets fragiles comme des livres, des bijoux en argent, des photos colorées, des sacs de produits de luxe, et tout autre bien de valeur.
• Enveloppes kraft : Le papier kraft est plus résistant que le papier traditionnel. Il est ainsi très intéressant pour le transport de dossiers et documents volumineux. On distingue plusieurs types de papier kraft avec des qualités de résistance différentes, le choix de la matière se portera alors sur la nature du contenu. D’un côté, le kraft Adour résiste parfaitement aux déchirures. De l’autre, le kraft armé, blanc ou marron, protège à merveille contre les perforations et l’humidité.
• Enveloppes en carton : Le carton, naturellement plus rigide que le papier, est idéal pour le transport de documents plus lourds. Livres ou bien produits d’imprimerie comme des brochures, les pochettes en carton supportent le poids d’éléments avec de nombreuses pages tout en les protégeant des impacts extérieurs.
• Enveloppes en plastique : Il s’agit de pochettes en polyéthylène que l’on retrouve sous l’appellation, adoptée dans l’usage commun, d’enveloppes en plastique. Cette matière est à la fois indéchirable et imperméable offrant ainsi une grande résistance à tout type d’agression extérieure.
• Enveloppes en vélin : Matière noble, le papier vélin est d’un blanc très pur avec une surface à la fois lisse et soyeuse. Sans empreinte visible à sa surface, ne laissant pas apparaître de vergeures, le papier vélin est le support idoine pour une correspondance de prestige comme des cartes d’invitation pour une soirée de luxe ou des cartes de vœux au design particulièrement soigné.

Faites bien attention à une chose ! Si des matières plus résistantes offrent une meilleure sécurité face aux risques de casses ou de déchirures, il n’est pas toujours évident de trouver ces enveloppes dans le format souhaité initialement et vous serez parfois limités dans le choix des dimensions.

Les différents types de fermeture

Toute campagne d’expédition d’enveloppes requiert une sécurité optimale pour le courrier posté. Ceci passe par le choix du bon format, de la matière de l’enveloppe, d’une adresse clairement visible avec par exemple l’utilisation d’une fenêtre, mais aussi par un système de fermeture parfaitement hermétique pour garantir le bon acheminement de sa correspondance. Voici les systèmes de fermeture les plus répandus sur le marché :

• Fermeture à patte gommée : Méthode de fermeture basique, correspondant à une technique légèrement datée, ce système demande d’humidifier la colle de la gomme présente sur le rabat supérieur de l’enveloppe avant de réaliser la mise sous pli avec une pression du rabat sur le corps de l’enveloppe. Il est important de faire attention car la gomme de colle n’offre pas une durée de scellement très importante dans le temps.
• Fermeture à pattes autocollantes : Technique plus répandue, la fermeture s’effectue grâce à une pression exercée entre les deux pattes autocollantes situées sur le rabat supérieur et le corps de l’enveloppe. Cette méthode est très rapide au niveau de l’exécution et garantit une longue durée de scellement. En revanche une fois les pattes autocollantes reliées, les enveloppes ne peuvent pas être utilisées pour un nouvel envoi car l’action de décoller les deux rabats risque d’abîmer grandement le papier.
• Fermeture auto-adhésive : Mode de fermeture devenu la norme sur le marché des enveloppes, l’action de fermer une enveloppe n’a jamais été aussi simple grâce à la patte auto-adhésive. Il suffit d’enlever la bande détachable de protection avant de coller le rabat avec la patte auto-adhésive sur l’enveloppe. À la fois rapide et efficace !
• Les fermetures plus originales : On trouve parfois des techniques originales comme une fente pour la fermeture du rabat, une pression par clip, une fermeture magnétique, ou encore un système avec des rondelles et ficelles à enrouler, et d’autres systèmes de fermetures plus rares pour les envois quotidiens mais qui offrent un large éventail de possibilités en termes de personnalisation.